Bylų asortimentas. Formavimosi siekiant

Visi dokumentai po jų vykdymo turi būti sugrupuoti į bylą. Sąvoka "verslas" pagal GOST 51141-98 reikia suprasti vieną dokumentą arba nustatyti dokumentų, kurie yra susiję su tam tikra kryptimi organizacijos ir įdedamas į katalogą atskirame voke. Už teisingą sudarymo, saugojimo ir registravimo atvejų kiekvienos organizacijos kasmet turi (atsižvelgiant į išorės ir vidaus aplinkos pokyčius) komponentų nomenklatūros reikalų, kurie yra būtini greitai ieškoti dokumentų.

Kai formavimo reikalus bet kokius vienetus, turi būti vadovaujamasi vieningos valstybinės sistemos apskaitos reikalavimus. Pagrindinės nuostatos yra išdėstytos GOST 51141-98, pagrindinių dokumentų archyvų departamento Rusijos vyriausybės, gairės archyvas įstaigas, sąrašus dokumentinių medžiagų. Būtina laikytis iš saugojimo dokumentų sąlygomis ir failus. Jei su sudėtingos struktūros ir daugelio funkcijų kiekvieno padalinio ir visoje organizacijoje organizavimas taikyti vienodus principus organizuojant dokumentus, formavimo ir indeksavimo atvejais. Todėl nomenklatūra reikalų departamentas darbuotojai, paslaugų kokybę, bet kuris kitas struktūrinis padalinys ar organizacija turėtų būti sudaryta atsižvelgiant į norminių dokumentų reikalavimus.

Tuo Pirmasis žingsnis yra nustatyti problemas ir kategorijų dokumentų, kurie turi būti įtraukti nomenklatūrą arba organizacija atvejus. Turėtume pradėti nuo poreikio padengti visą sumą dokumentacijos Kaip sukurti ir gauti. Kai pamatysite naujus klausimus, kurių neapima nomenklatūroje, būtina padaryti papildymus. Forma reikalų nomenklatūra turėtų leisti laiku jį atnaujinti. Todėl, kai indeksavimo reikalų turėtų suteikti naujų indeksų galimybę ir neįtraukti pakeistų anksčiau priskirtus rodiklius jau susiformavo atvejus. Perdavimai nebaigtas verslo perkelti į kitų metų diapazone nuo originalo numeris išsaugojimo.

Pavadinimas kiekvienu atveju turi būti aiškus ir visiškai atskleista bylos sudėtį ir dokumentų, kurie patenka į šio aplanko turinį. Apie aplanke turi būti nurodyta indeksą ir galiojimo laiką atveju. Konsolidavimas atvejais atliekamas vardiniais pagrindu, pavyzdžiui, užsakymų, protokolų, instrukcijas ir pan. Atvejai gali būti konfigūruojamas, išsamiai, pavyzdžiui, susirašinėjimas su tam tikra žurnalistė, susirašinėjimas dėl žaliavų tiekimo, susirašinėjimo su žurnalistais, kartu su teritoriniu pagrindu, ir taip toliau.

Grupuojant dokumentai turėtų atkreipti dėmesį į jų laikymo sąlygas. Negali būti kartu į vieną bylą dokumentus laikinam ir nuolatiniam saugojimui ar skirtingų saugojimo laikotarpių. Tai neleidžiama įtraukti į sandorį projekto, nesusiję dokumentai arba jų kopijos galimybės padauginta. Į reikalus formavimo turėtų būti tikrinami visų dokumentų parašų ir tinkamo įforminimo akivaizdoje.

Indeksavimo reikalų ir eiliškumas turėtų būti padaryta pagal svarbą. Pirmasis apibrėžia svarbiausius dokumentus (užsakymus, aktus ar kitas administraciniai dokumentai). Iš reikalus nomenklatūra turėtų būti indeksus ir rubrikas reikalų, terminai ir laikymo sąlygas, kad evakuacijos. Taikyti pagal nustatytąja tvarka organizacijoje patvirtintas ir suderintas su atvejais asortimentas pareigūnas Valstybinio archyvo regione. Pasibaigus nomenklatūroje metų pabaigoje išleido galutinę įrašą, rodantį atvejų, kurie buvo atidarytas per kiekvienos kategorijos metų skaičių. Padavimo atvejus nuolatinės archyvavimo ar šalinimo laikino saugojimo bylų (suėjus terminui) yra vykdoma pagal nustatytą pagal Instrukcija dėl biuro darbas su organizacijos dešinėje.