Taisyklės verslo korespondencijos elektroniniu paštu. Verslo laiškas: mėginys. Kaip išsiųsti elektroninį laišką

Per pastaruosius dešimt metų, verslo korespondencija elektroniniu paštu įgijo milžinišką populiarumą ir tapo viena iš pagrindinių metodų verslo komunikacijos. Šiandien sunku rasti žmogų, kuris būtų praktiškai tarpasmeninis bendravimas nebūtų naudotis elektroniniu paštu. Nepaisant to, daugelis žmonių šiandien yra įdomu , kaip išsiųsti elektroninį laišką , kad visos taisyklės buvo laikomasi? Kaip ir su kompetentingų raidžių pagalba suformuoti gavėjo gerą įspūdį apie siuntėją?

Šiame straipsnyje aprašoma verslo korespondencijos taisykles elektroniniu paštu, ir praktinių patarimų numatyta šiame straipsnyje, siekiant padėti išmokti tinkamai verslo informacija, susijusi su elektroninių laiškų rengimo.

Daugelis pradeda darbo dieną tik patikrinti naujų pranešimų dėžutę. Bet, deja, nepaisant šio keitimosi informacija būdas paplitimą, daugelis žmonių nežino, kaip tinkamai naudoti verslo korespondencijos kalbą, atsižvelgiant elektroninius laiškus už neformaliu būdu bendrauti.

Dėl pristatymo laiškų greitį jis palengvina svarbių oficialių dokumentų, formų, programų keistis, bet čia žmonės daro klaidų siunčiant laiškus. Labai dažnai nutinka, kad į e-pašto mainų su bet kokiais failais rengimo adresato dėl kokių nors priežasčių nesudaro lydintys esė ir netelpa į temą, kuri galėtų komplikuoti gavėjų darbą. Šio straipsnio tikslas atsakyti į klausimą: kaip išsiųsti elektroninį paštą, ir laikytis visų verslo parašyta bendravimo taisykles naudojant e-mail?

Sudarant laiškus būtina užpildyti visus laukus

Taisyklės verslo korespondencijos elektroniniu paštu pareikalauti, kad siuntėjas užpildyti visus pateiktus el srityse, pavyzdžiui, adresas ir pavadinimas gavėjo ir siuntėjo. Tai nebūtinai turi būti aprašyta, kaip tema, kad trumpai aprašomas laiške, kad esmę. Labai dažnai neteisingai aprašytas temos likimas siuntė laiškus ir greitį išspręsti problemą jame nustatytų reikalavimų. Verslo laiškai turėtų prasidėti sveikinimo - tai paprasta išraiška pagarbos gavėjo labai svarbu visoje korespondencijoje. Po sveikinimo turėtų būti vadovaujamasi tekstu, kuris yra vadinamas "laiško kūno", ir, galų gale liko parašą, pavyzdžiui, "Pagarbiai, Brice Peter Ivanovich."

Sveikinimas verslo korespondencijos

Šiuo metu mes turime dar labiau paryškinti savo dėmesio, nes pagarbos gestas yra labai svarbus kiekvienam verslo ryšių aspektą. Optimalus sveikinimo frazė "Labas rytas" ar "Labas". Verslo korespondencija el-pašto siuntėjo ribų į frazę "Laba diena" ar "Labas rytas" naudoti, nes gavėjas gali skaityti laišką ilgai po jos gavimo. Tai taip pat nėra teisinga naudoti sveikinimo šnekamosios kalbos posakius, vartojamus atsitiktinis pokalbis.

Po sveikinimo žodžių ar frazių reikėtų gavėjui pagal pavadinimą ir Tėvo, tarsi pavadinimas siuntėjas nežinomas, šis punktas gali būti praleistas. Po sveikinimo kalboje galime pereiti prie laiško tikslas pristatymas.

Priedus verslo korespondencijos elektroniniu paštu

Jei pagrindinis tikslas rašymas yra ne tik parašyta istorija ir pristatymas dalykas, bet ir administravimas failas, tai geriausia klijuoti siųsti objektus į pirmąją vietą. Tai dažnai atsitinka, kad daug siuntėjai, dėl neatsargumo, apibrėžiantis iš laiško tekstą klausimą esmę, pamiršti pridėti būtinas investicijas. Tai aplaidumo gali neigiamai paveikti verslo reputaciją siuntėjo verslui.

Elektroninis paštas turi būti atpažįstamos ir glausta

Verslo korespondencija el-pašto taisykles reikalauti siuntėjo turėti atpažįstamą elektroninio pašto vardą, kuris turi atlikti teisingą informaciją apie siuntėjo vardą. Labai glaustai ir neatrodo kvailas, oficialius laiškus ir skundus, kai elektroninės nurodytu adresu neformalius išraiškos arba žodžius, pavyzdžiui, elektroninio pašto «limon_petya». Tai atrodo labai Niegodny už suaugusiųjų. Dėl verslo korespondencija yra geriau sukurti atskirą elektroninio pašto adresą ir stebėti verslo korespondencijos etiketo paštu.

Naudojant greitai funkcija atsakymą (atsakas) nuo atsako anksčiau gavo laiškus

Atsakyti funkcija arba Atsakas (sutrumpintai ji atrodo :) Re padeda vartotojui greitai, kaip reaguoti į anksčiau siunčiami pranešimo siuntėjui. Ši funkcija taip pat turi visuotinį taikymą skaityti ankstesnį pokalbį su asmeniu tam tikrą temą. Bet verslo korespondencijos taisyklės elektroniniu paštu pareikalauti, kad siuntėjas pervadinti verslo raštu temą, jei ne korespondencijos diskusijų laikas pasikeitė.

Prieš siųsdami verslo laišką, turėtų būti korektūra rašybos ir skyrybos

Elektroninis paštas leidžia lengvai keistis informacija, bet verslo korespondencija neturėtų pamiršti rusų kalbos taisykles, kaip pripažino neatsargus klaida gali turėti įtakos siuntėjo patikimumą. Prieš nusiųsti laišką, turėtumėte pamatyti teksto kelis kartus ir kruopščiai patikrinti ofograficheskih ir skyrybos klaidų. Daugelis elektroninio pašto klientai turi rašybos tikrinimo funkciją, todėl turėtumėte atkreipti dėmesį į žodžius pabrėžė raudona spalva. Jei abejojate dėl rašybą, jums reikia kreiptis pagalbos į internetą arba patikrinti rašybą naudojant rašybos žodyną.

Laukas turi būti užpildytas gavėjo paskutinėje vietoje

Norėdami išvengti siųsdami nebaigti arba neredaguotas raidės paskirties adresą verslo laiške turėtų būti baigtas tik laiku prieš siunčiant. Ši taisyklė taip pat yra įtrauktas į verslo korespondencijos pagrindai elektroniniu paštu. Taip atsitinka, kad pildydami laukai paskirties elektroninį laišką pasiūlyti anksčiau gavėjo sąrašą, ji taip pat turėtų pagaląsti savo dėmesį, kad nebūtų klaidingai siųsti vizitinę laišką parengtą adresatui.

Struktūrizavimo verslo laišką

Teksto struktūrizavimo taisyklės taikomos ne tik popieriuje, bet ir verslo korespondencijos taisykles elektroniniu paštu. Tai ne visada patogu gavėjas skaityti daug teksto pranešimus ekrane. Supaprastinti šis punktas turi būti pertrauka tekstas logiškai suformuotas mažas pastraipas ir išvengti Rašymas verslo laiškų sudėtingas tekstines pasiūlymus. Optimalus ilgis vienu sakiniu verslo laiške turėtų būti ne daugiau nei penkiolika žodžių.

turėtų būti numatyta galimybė verslo laiško esmė dėl bylos esmės

Be to, šio verslo laiško tema, gavėjas turėtų sudominti ir aiškiai suformuluoti pirmas ir antras sakinys tekste. Siuntėjo užduotis yra pateikti rašymo problemą ar klausimą, dėl kurio jis kreipiasi į gavėjo pradžioje. Pirmame sakinyje, ji turėtų būti paskirta tikslas yra siunčiami į verslo laišką. Pavyzdys: "Mes jus informuoti, kad atsakomybės sąlygos pagal sutarties №45 nuo 02.01.2017," išleidimą birių medžiagų "artėja prie pabaigos. Norėdami pratęsti sutartį, turėtumėte pateikti antrą dokumentų paketą. " Ačiū, kad paskirtosios tikslinės gavėjo sugeba suvokti pagrindinę mintį verslo laišką. Jei laiškai yra per didelis tekstas, tai geriau pasinaudoti pritvirtinant iš investicijų į tekstinį dokumentą forma funkciją galimybe, bet su teksto laukelyje turi būti palikta pridedamame esė, kad nušviečia verslo laišką. Pavyzdys: "Aš siunčiu jums pristatyti elektroninę kopiją bendrovės laiške" Mak-sistemos ". Prašome informuoti savo sprendimą dėl sutarties №45 nuo 01.02.2017 pratęsimo, "išleidimą birių medžiagų" prieš nustatytą terminą laiške. "

Už kiekvieną verslo laiškus reikia atsakyti

Yra neigiami pavyzdžiai verslo korespondencijos, gavėjas ignoruoja verslo laišką, dėl kokių priežasčių. Kartais iš tiesų gali būti atvejų, kai atsakymas negali būti suteikta dėl to, tam tikrose situacijose, pavyzdžiui, terminas problemos sprendimas gali užtrukti keletą dienų ar gavėjas yra mąstymo ir negali iš karto atsakyti į klausimą. Šiuo atveju, trumpas komentaras šiuo klausimu, pavyzdžiui, "Sveiki, Peter Ivanovich turėtų būti suteikta. Aš gavau Jūsų laišką, bet šiandien sunku atsakyti, nes turiu pasikonsultuoti su viršininkais. Aš pranešti savo problemą į generalinio direktoriaus mūsų įmonės ir duos oficialų atsakymą savaitės pabaigoje. Pagarbiai, Pardavimų vadybininkas Belov Ivanas Gennadevich ".

Verta prisiminti, kad jei ne atsakymui pateikti per tris darbo dienas, tai, kad recipiento verslo laiške tyla gali būti įvertintas kaip nepriežiūros ar atsisakymo bendrauti su siuntėjui.

Rengiant reagavimo laiškas turėtų atsakyti į visus iškeltus klausimus

Jei laiškas yra skirtas gavėjui turi apklausti charakterį, rengiant raštą turėtų pateikti atsakymus į į prioritetus, kurie yra pateikti į gautą tekstą verslo laiške pateiktus klausimus. Jei buvo užduodami klausimai, siuntėjas tikisi gauti konkrečius atsakymus. Rengiant laiške atsakymus jums neturėtų būti sunumeruoti, jums tiesiog reikia išreikšti mintis tvarka. Atsakyti į visus šiuos klausimus, pirmiausia reikia iš naujo perskaičiau kelis kartus gavo verslo raidė, o jei per daug klausimų, tai geriausia rašyti juos atskirai, kad būtų išvengta trūksta. Jei negali pateikti į kai kuriuos iš šių klausimų atsakyti, būtina atkreipti dėmesį į tai, kad šiuo metu dėl kokių nors priežasčių, atsakymas negali būti suteikta.

Negalima piktnaudžiauti akronimai, emocinis dizainas ir pasinaudoti

Yra neigiamas pavyzdžiai verslo korespondencija, kur jis yra skiedžiamas siuntėjai, naudojant neformalaus ženklai forma šypsenų. Jų naudojimas yra populiarus bendravimo socialiniuose tinkluose, tačiau verslo korespondencijos taisyklės nėra laukiami tokių ekranų emocijų, nes gavėjas negali žinoti savo tikrąją vertę, ir priimti juos kaip nesuvokiama jam daug skyrybos klaidų rinkinį.

Taip pat verta mesti rašyti didžiosiomis raidėmis tekstą. Internete žodžių rašomi didžiosiomis raidėmis rinkinys yra vadinamas "šaukė frazes" ir tokios frazės dažniausiai atlieka neigiamą spalvą. Gavėjas skaitant elektroninę verslo laišką, gali būti laikoma neigiama šrifto, kad bus pakenkti prasme suvokimą. Tuo atveju, kai verslo laišką, būtina pabrėžti, kad svarbu taško, geriau išnaudoti įvadinė frazės, pavyzdžiui, "Atkreipkite dėmesį, kad jums reikia pateikti dokumentų paketą už pratęsti sutartį ne vėliau nei 2017/10/02 metais" arba "Atkreipkite dėmesį, kad dokumentai sutarties pratęsimas turėtų būti pateiktas iki 10.02.2017 m. "

Tai nėra būtina perduoti slaptą informaciją elektroniniu paštu

Perduoti asmeninę ar slaptą informaciją yra geriau atsisakyti elektroninio pašto sąskaitas, nes yra duomenų perėmimas rizikos įsilaužėlių už savo savanaudiškiems tikslams. Tokia informacija gali apimti: telefono numerius, slaptažodžius kredito kortelių, asmens banko sąskaitų ir tt Svarbu prisiminti, kad ši informacija yra saugomi serverio pašto agentu ir įsilaužimo gali būti pavogtas atveju ...

Laiške būtinai turi būti siuntėjo parašas

Kaip minėta anksčiau, kas atsiuntė laišką turi būti konkretizuojama parašą. Dažnai laiškus ir kūrėjai pristatė pasirašymo bloką, kuriame galite įvesti savo duomenis pareigos, vardas ir kontaktinio telefono numerį. Vėliau, šis įrenginys bus automatiškai rodomas kiekvieno elektroniniu paštu, kuri bus supaprastinti rašyti pabaigoje. Svarbu sukurti parašą, kad gavėjas galėjo atsakyti su teisingu adresu laiško siuntėjui. Kuris iš parašo pavyzdys galėtų atrodyti taip: "Pagarbiai, vadovas Pardavimų Petrov Nikolay Aleksandrovich, 79810000000."

Išvadas, reikėtų pažymėti, kad, norint suprasti, kaip atlikti verslo korespondenciją elektroniniu paštu, tai nėra būtina sukurti papildomą ir sudėtingų elementų. Tai tiesiog reikia laikytis pagrindinių taisyklių etiketo ir gerbti rusų kalba taisykles.