Personalo įrašų tvarkymo priežiūra nuo A iki Z

Personalo įrašų valdymo organizavimas ir valdymas yra tiesioginė personalo aptarnavimo personalo atsakomybė. Kuriant naują organizaciją, pertvarkant senas ar kitas reorganizavimo, valdymo ir personalo skyrių galimybes, reikia žinoti pagrindinius darbo klausimus: personalo mokymą ir personalo paiešką, priėmimą, perkėlimą ir atleidimą iš darbo, taip pat dokumentų archyvinės ir internetinės saugojimo taisykles.

Kompetentinga personalo apskaitos tvarkymo organizacija, kaip tvirto stabilumo pagrindas

Bet kurioje organizacijoje, nepriklausomai nuo nuosavybės formos, yra personalo. Jis skiriasi pagal dydį ir sudėtį, atsižvelgiant į funkcijas ir įgūdžių lygį. Personalo skyriaus užduotis yra užtikrinti, kad visi su įmonės darbuotojais susiję klausimai ir problemos būtų išspręstos kuo greičiau ir kompetentingiau.

Stiprus organizacijos darbas tiesiogiai priklauso nuo jo darbuotojų. Pirmasis personalo tarnybos uždavinys yra kompetentingas ir laiku atrinkti darbuotojai, išlaikyti personalo apskaitos tvarkymą pagal įstatymą ir laiku pateikti dokumentus į archyvą. Tai yra stabilios bet kurios įmonės veiklos pagrindas.

Personalo mokymas dirbti su darbuotojais

Personalo vadybos instrukcija aiškiai rodo, kad personalo specialistams reikia profesinio mokymo. Tačiau praktikoje dažnai susiduriama su pageidaujamo profilio darbuotojų mokymu.

Aukštojo ir vidurinio specialiojo ugdymo įstaigos nesudaro specialistų, turinčių tokią siaurą kvalifikaciją kaip "personalo įrašų valdymas". Mokymas paprastai vyksta vietoje ar profilio kursuose. Mokytoją taip pat galima apmokyti tiesiogiai darbuotojui darbo vietoje.

Personalo vadybos mokymų specialistai siūlo tokius būdus:

• Perkvalifikavimas pagal antrąjį aukštąjį mokslą;
• Aukštojo mokslo įgijimas susijusioje srityje, pavyzdžiui, "dokumentų valdymas", "jurisprudencija", "personalo valdymas", "informacijos apsauga";
• Mokymas specializuotuose ilgalaikiuose kursuose (ne trumpiau kaip tris mėnesius), po kurio eina egzaminas;
• Praktinis darbas su tolesniu nuolatiniu įgūdžių tobulinimu.

Normatyviniai dokumentai, reglamentuojantys personalo tarnybų darbą

Personalo departamento veikla ir bendra personalo apskaitos organizavimo organizacija labai priklauso nuo galiojančių įstatymų ir vidaus norminių dokumentų. Ši funkcija yra susijusi su niuansais dirbant su daugybe asmeninių dokumentų, kurie dažnai yra konfidencialūs.

Biuro darbą personalo tarnyboje reglamentuoja tokie veiksmai:

• Konstitucija, Civiliniai ir darbo kodeksai, taip pat baudžiamieji ir šeimos kodeksai;
• Teisės aktai dėl organizacijos profilio darbo su darbuotojais klausimais;
• Vietinės reikšmės normatyvai;
• Įvairūs klasifikatoriai, taisyklės ir taisyklės federaliniame lygmenyje;
• Vidaus norminiai dokumentai, pavyzdžiui, personalo įrašų tvarkymo instrukcija;
• Užsakymai ir valdymo užsakymai.

Personalo tarnybos darbuotojai privalo griežtai laikytis norminių aktų nuostatų, visų pirma Darbo kodekso.

Darbuotojų paieška ir dokumentavimas

Personalo įrašų priežiūra prasideda nuo personalo paieškos ir dizaino. Pirmiausia turite nustatyti naujų darbuotojų paieškos galimybes. Tarp jų išsiskiria:

• Agentūros ir užimtumo tarnybos;
• Valstybinė įdarbinimo tarnyba ;
• Darbo muges;
• Švietimo įstaigos;
• Skelbimų lentos ir įvairių išteklių santraukos;
• Kitos organizacijos;
• Draugai ir pažįstami.

Visi darbuotojų paieškos būdai turi savo nuopelnus ir trūkumus, personalo departamento darbuotojas turėtų kuo geriau pasinaudoti visomis galimybėmis uždaryti laisvą darbo vietą.

Kai ieškovas yra rastas, su juo vyksta pokalbis. Pageidautina, kad jo kursas būtų dokumentuojamas: todėl lengviau priimti išmatuotą sprendimą dėl įdarbinimo ar atsisakymo. Pastaruoju atveju asmeniui raštu pranešama apie priežastį per penkias darbo dienas. Jei pareiškėjas tinka laisvai užimti pareigas, jis turėtų būti kredituojamas. Iš to prasideda konkretaus darbuotojo personalo dokumentų projektavimas.

Užimtumo registravimo etapai:

• Darbo sutarties sudarymas;
• Leidimo išdavimo paskelbimas;
• Įrašas į naujo darbuotojo ar jos institucijos darbo knygą;
• Asmens kortelės registravimas;
• Jei organizacijoje tai priimta - asmeninio verslo steigimas;
• Darbuotojų vidinių taisyklių ir instrukcijų susipažinimas ir pasirašymas.

Darbuotojų įrašai (asmeninės kortelės, darbuotojų sąrašas)

Personalo įrašų priežiūrai reikalaujama privalomai įregistruoti apskaitos dokumentus, visų pirma personalo ir asmenines korteles. Šie dokumentai yra privalomi visų formų nuosavybės organizacijoms.

Personalas ir numeriai turėtų būti tinkami ir atitikti organizacijos poreikius. Tai apima visų pranešimų pavadinimus, statymų, nurodančių laisvas darbo vietas, skaičių šiame etape.

Asmeninės kortelės - tai vieningi dokumentai, kuriuose pateikiama trumpa informacija apie darbuotojo darbinę veiklą ir asmeninę informaciją. Jie yra griežtai apskaitomi ir laikomi specialiose saugyklose vietose, kurios neleidžia jas sugadinti ar vagiai.

Užsakymai personalui, skirtumai ir dizaino ypatumai

Bendras personalo darbo eigas daugiausia išreiškiamas vadovybės pavedimuose ir įsakymuose. Šie dokumentai gali būti susiję ir su individualiais darbuotojais, ir su visu darbuotojais. Jie skiriasi nuo dizaino ir įvedimo į veiksmą bruožų.

Dauguma užsakymų ir užsakymų, susijusių su konkrečiais veiksmais su darbuotoju, yra vieninga forma. Jiems privalomas susitarimas su visais suinteresuotais asmenimis ir darbuotojo supažindinimas su kvitu. Personalo užsakymų kopijos saugomos asmeniniame faile, o originalai - atskirais aplankais.

Žurnalai apie personalo apskaitą, registravimo ir saugojimo taisykles

Kad būtų atsižvelgta į dokumentų judėjimą, tarnybos darbu personalo tarnyboje reikalaujama išlaikyti specializuotus žurnalus. Tai yra daugelio puslapių formato lentelės dokumentai, dažniausiai vieningi. Paprastai jie pateikiami dideliuose užrašų knygeliuose arba jie yra perkami specializuotose parduotuvėse.

Personalo žurnalų tipai:

• Įeinančių ir išeinančių dokumentų, įskaitant raides, registravimas;
• Užsakymų registravimas;
• Registracija darbuotojų atvykimo ir išvykimo į oficialų verslą;
• Paraiškų, pranešimų, pranešimų, oficialių ir paslaugų pastabų registravimas;
• Darbaknygių formų registravimas, jų įterpimas;
• Įvairių personalo dokumentų apskaitos tvarkymo knygos ir kt.

Visi rąstai turi būti siuvami ir sandarinami, o lapai sunumeruojami. Jie turėtų būti laikomi atskirai nuo visų dokumentų. Tai pageidautina seifo ar specialios spintelės.

Asmeninių failų tvarkymo ir saugojimo savybės

Asmeninių reikalų vykdymas nėra privalomas. Tačiau dauguma organizacijų vienoje ar kitoje formoje kaupia darbuotojo dokumentus. Žinoma, viename aplanke tai patogiau.

Asmeninė byla - tai dokumentais pagrįsta asmeninė informacija apie darbuotoją, surinkta ir suformuota tam tikroje tvarkoje. Tai gali apimti įvairius dokumentus ir kopijas:

• Užsakymų kopijos apie darbuotoją;
• Pareiškimų kopijos;
• Tapatybės dokumentų, patvirtinančių kvalifikaciją, išsilavinimą, pašalpas ir šeiminę padėtį, kopijos;
• Klausimynas;
• Charakteristikos ir apžvalgos;
• Nuorodos ir tt

Asmeniniai failai apima asmeninę informaciją, jie turi būti laikomi toli nuo kitų dokumentų. Prieiga prie jų galioja tik griežtai ribotam skaičiui pareigūnų. Atleidus darbuotojus, asmeniniai failai perduodami archyviniam saugojimui.

Darbo knygų registravimo, saugojimo ir išleidimo taisyklės, taip pat įterpimai

Visos organizacijos yra įpareigotos savo darbuotojams rengti darbo knygas, išskyrus tuo pačiu metu priimtus darbuotojus. Pirmajame priėmime darbdavys savarankiškai gauna grynąsias formas ir pateikia jiems pirmąjį įrašą. Pirmasis puslapis yra užpildytas atitinkamais duomenimis apie darbuotoją. Vėliau būtina stebėti jų svarbą ir laiku atlikti pakeitimus.

Pagrindinės dalies kortą sudaro įrašai apie darbuotojo darbą ir socialinę veiklą, jo priėmimą nuolatiniais vertimais ir atleidimą iš darbo. Visi įrašai sunumeruojami pagal bendrą tvarką ir įrašomi pagal užsakymą. Pranešime apie atleidimą pateikiamas įspūdis apie organizacijos antspaudą ir galvos parašą.

Darbaknygės įrašai rodomi rankiniu būdu, naudojant mėlyną tauriklį, aiškų ir suprantamą rašyseną. Atidžiai stebėkite įvestų duomenų tinkamumą ir patikimumą. Jei reikia ištaisyti informaciją, jie turi būti kruopščiai išbraukti su viena eilute ir atnaujinta informacija. Šį veiksmą būtinai patvirtina galvos ir antspaudo parašas.

Saugokite darbo knygas atskirai nuo kitų dokumentų. Draudžiama juos perduoti darbuotojų ar trečiųjų asmenų rankoms be specialios atsakingų institucijų rezoliucijos.

Operatyvinių ir archyvinių dokumentų saugojimo ypatumai

Personalo dokumentų saugojimas priklauso nuo jų ypatingos reikšmės. Jie turi asmeninę informaciją ir yra konfidencialūs. Tokie duomenys nėra atskleidžiami be leidimo. Priešingu atveju darbuotojams ir organizacijos vadovui skiriama bauda.

Siekiant tinkamai saugoti personalo dokumentus personalo tarnyboje, pageidautina turėti atskirą kambarį. Įėjimas į jį turi būti vienas ir turi būti įrengtas metalinis duris su signalizacija.

Dokumentai patys turėtų būti saugomi metalinėse spintelėse arba seifuose. Venkite saulės spindulių ir dulkių, taip pat temperatūrų skirtumo ir per didelės drėgmės. Šie paprasti veiksmai padės sutaupyti asmeninių duomenų.