Kaip sudaryti motyvacinį laišką su dokumentais?

Atliekant paslaugas, ypač nuotolines, verslininkas paprastai siunčia visą dokumentų rinkinį. Tai gali būti priėmimo ir perkėlimo veiksmai, pakuočių sąrašai, sąskaitos faktūros, korekcinės sąskaitos faktūros, pasiūlymai. Jei sandorio šalis yra nauja arba yra daug dokumentų, patartina nusiųsti motyvacinį laišką į dokumentus. Kaip tai padaryti ir ką nurodyti?

Priedų sąrašas

Dažniausiai darbo eigoje dalyvauja sąskaitos faktūros, sutartys ir įvairūs papildomi susitarimai . Tokiu atveju jums reikia išsamiai apibūdinti, kas yra pakuotėje, kaip skubiai siunčiami dokumentai siuntėjui, ką turi su jais elgtis gavėjas ir kt. Tokio nurodymo vaidmuo ir pateikiamas dokumentų motyvas. Pavyzdžiui, joje galite nurodyti, kad viena kopija su pavedimu ir įgaliotų asmenų parašais turi būti siunčiama siuntėjui. Jei prie produkto pridedama sąskaita faktūra, reikėtų pabrėžti, kad ji turi būti sumokėta per tam tikrą laikotarpį. Paprastai motyvaciniai laiškai nurodo dokumentų sąrašą su paraiškų ir adresatų sąrašu. Sąrašas turėtų būti sunumeruotas, kad, kai jį gausite, galite nedelsdami patikrinti išsamumą. Taip pat atsitinka taip, kad motyvaciniame laiške dokumentams nurodoma, kad juose, pavyzdžiui, yra patikslinta gamybos sutartis ir atskirai pateikiama autorių teisių perdavimas, tačiau iš tikrųjų siuntėjas pamiršta pridėti šiuos dokumentus. Būtent todėl, kai to reikia, būtina suderinti ir nedelsiant informuoti sandorio šalį apie klaidą.

Kaip suformuluoti motyvacinį laišką prie dokumentų?

Dažniausiai tokiems tikslams naudojamas specialus šablonas. Dokumento motyvacinį laišką galima rasti tiesiogiai "Word", "OpenOffice" arba bet kokiame pasirinkime. Įrašys tik savo duomenis, nurodys adresatą ir siuntėją - paketas bus paruoštas. Dokumentų motyvacinį laišką galima rinkti savarankiškai be jokių problemų. Geras tonas yra pagyrimas bendradarbiavimui pirmojoje pastraipoje. Antroje dalyje galite nurodyti, kad "organizacija X siunčia šiuos dokumentus į" Y "(toliau - sąrašas) ir" prašo pasirašyti ir išsiųsti į adresą "," laikyti konfidencialia "," jei reikia, teisinga "... Viskas priklauso nuo konkrečios situacijos . Bet verslo etiketas reiškia aiškias ir skaidrias žaidimo taisykles. Jūsų rangovas neturėtų galvoti apie tai, ką daryti su gautais dokumentais, nesvarbu, ar juose yra galutinių diskusijų variantų ar variantų. Viskas turėtų būti parašyta juodai balta.

Grafinis dizainas

Paprastai pirmasis yra motyvacinis laiškas dokumentams Sugavęs sandorio šalies akis. Tai neturėtų būti ilgas ir ilgas. Pakanka viename puslapyje nurodyti tai, kas įtraukta į dokumentų rinkinį, kurį adresatas paprašo daryti ir kiek laiko, taip pat visą siuntėjo adresą. Patartina užtikrinti, kad gavėjas būtų teisingai įvardytas, neužsimenant apie tai, kad klaida tokiame subtiliame dalyke kaip verslo santykiai gali būti labai brangūs. Negalima siųsti motyvacinį laišką vienai sandorio šaliai kitam dokumentui. Pageidautina formalizuoti tai ant blankų su parašais ir antspaudais, nors pastarasis reikalavimas yra neprivalomas. Negalima trukdyti rangovui taip pat skaitydami ilgus pranešimus smulkiajame leidime. Todėl motyvacinį laišką reikėtų įrašyti kuo trumpiau, suprantamai ir tiksliai.